Kako planirati događaje?

Želite saznati i dobiti savjete kako isplanirati vlastiti događaj? Na pravom ste mjestu. Godinama unazad smo prisustvovali i učestvovali u mnogim događajima, te na osnovu tog iskustva smo izdvojili deset koraka koje smo prepoznali kao ključne za uspješan događaj.

Iako ne možemo obrazložiti sve detalje o kojim ćete trebati razmišljati, s obzirom da većina zavisi i od same vrste događaja, predložit ćemo neke najbolje prakse koje su važne za svaki događaj.

Deset najboljih koraka za planiranje bilo kojeg događaja

1. Razvijte ciljeve događaja

Prvi korak u planiranju vašeg događaja je uspostaviti opipljiv cilj.

Najprije se zapitajte : Zašto organizujem ovaj događaj i čemu se nadam?

Ako znate glavne ciljeve vašeg događaja prije planiranja, možete osigurati da je svaki dio vašeg događaja optimiziran za uspjeh.

2. Organizirajte svoj tim

Svaki događaj zahtijeva usklađen timski napor da obradi sve detalje. Razmislite o tome da identifikujete jednog ključnog menadžera događaja. Dodjeljivanjem pojedinačnih uloga članovima tima stvara se sistem odgovornosti, kao i spriječavanje zadataka da padnu na stranu.

3. Uspostavite svoj budžet

Utvrđivanje budžeta vašeg događaja jedan je od najvažnijih dijelova planiranja događaja. Postoje mnoge sjajne ideje koje propadnu jer je tim koji je prvobitno smislio, zaboravio uzeti u obzir svoj proračun prije nego što je započeo planiranje. Neke od ključnih troškova na koje trebate misliti prilikom proračuna su:

• Mjesto održavanja
• Hrana i piće
• Zabava
• Dekor
• Osoblje
• Marketing
• Eventualno dodatni troškovi

Naravno, da bi olakšali svoje planiranje događaja, postoje i razni softveri koji će vam pomoći u organizaciji i planiranju. Tu je i prvi domaći softver za upravljanje događajima koji će vam riješiti mnoge brige.

4. Odredite datum

Obavezno razmislite o sljedećem prije nego što odredite datum:

• Dajte sebi dovoljno vremena! U idealnom slučaju, trebali biste imati 4-6 mjeseci za planiranje, ako ne i više (ovisno o prirodi vašeg događaja)
• Budite upoznati sa zakonskim i vjerskim praznicima, da bi ih izbjegli
• Izbjegavajte vremenske periode školskih praznika
• Provjerite datume s ključnim učesnicima – govornicima, prezentatorima, VIP gostima itd.

Nakon što odredite datum (i već ste precizirali svoj budžet), možete odmah započeti rezervaciju usluga (poput ugostitelja) koje su vam potrebne.

5. Napravite glavni plan događaja

Nakon što dobro upoznate sve troškove i vremenski okvir povezan s vašim događajem, vrijeme je da pokrenete pravi plan! Izrada glavnog plana događaja omogućit će vam da osigurate svaki aspekt, kao i da olakša koordinaciju s volonterima i članovima odbora za događaje.

Glavni plan vašeg događaja trebao bi obuhvatiti sve aspekte događaja, uključujući:

• Mjesto održavanja, logistika i ugostiteljsko upravljanje (ugovori, dozvole, osiguranje itd.)
• Govornici i prezentatori (identifikacija, potvrda, logistika i upravljanje)
• Aktivnosti i zabava
• Javnost i promocija (online i off-line, kao što su web stranica i mrežna promocija; kalendari događaja; odnosi s medijima; potpisi; društveni mediji itd.)
• Registracija (mrežna prijava, plaćanje i praćenje; prijava na licu mjesta, itd.)
• Menadžment sponzora i partnera
• Upravljanje volonterima

Dok planirate svoj događaj, razmislite i o kreiranju detaljne vremenske trake, kako bi se sve odvijalo nesmetano.

6. Rezervišite svoje mjesto održavanja

Jednom kada zakažete datum, ključno je da rezervišete mjesto što prije. Vaš događaj mora imati naznačen datum i lokaciju prije nego što započnete s oglašavanjem, tako da ovaj zadatak treba biti dovršen što je moguće ranije u planiranom periodu.

Neke od stvari koje treba uzeti u obzir pri odabiru mjesta za vaš događaj su:

• Pristupačnost.  Postoje li prostori pristupačnih ulaza i liftova? Postoje li svi spolovi u kupaonici? Da li ćete imati prostora za prevodioce? Ovaj i mnogi drugi faktori ulaze u odabir prostora u kojem će se svi učesnici osjećati ugodno.
• Veličina. Događaju za 50 ljudi trebat će sasvim drugačiji prostor od prostora za 500. Osim toga, razmislite o tome da li će vam trebati odvojene prostorije za predavanje ili slično.
• Parking. Postoji li parking ili je jednostavan pristup javnim prijevozom?
• Osiguranje. Da li ćete morati da kupite odvojeno osiguranje? Koja su njihova pravila odgovornosti?
• Troškovi. Koliko depozita traži mjesto? Hoće li biti dodatnih troškova? Koliko će vam vratiti ako trebate (ne daj Bože) otkazati?

7. Brendirajte svoj događaj

Ako želite da se vaš događaj istakne, morate odabrati pravovremenu i uvjerljivu temu koja vas izdvaja od vaše konkurencije. To znači da morate osmisliti dinamičnu cjelokupnu temu i trebate jako paziti na stvarno ime jer ono može biti ključno za privlačenje pažnje, posebno u mrežnim medijima.

• Brainstorming:  kad razmišljate o nazivu događaja, razmislite o:
  • Po čemu se vaš događaj razlikuje od ostalih događaja u vašem sektoru?
  • Šta se nadate prenijeti kroz ovaj događaj?
  • Koje su glavne komponente vašeg događaja?
• Stvorite tagline: Nakon što ste došli do imena, pokušajte i da kreirate slog – kratki, pamtljiv slogan markiranja koji opisuje događaj.
• Dizajn logotipa:  Završni korak biće stvaranje logotipa koji će predstavljati vaš događaj. Logotip može biti efikasan alat za markiranje – koji nudi trenutno prepoznavanje vašeg događaja u svim vašim reklamnim i promotivnim proizvodima (kao što su majice, boce sa vodom, torbe i više).